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大促时折磨过你的仓库系统问题

2017/6/16 11:17:06来源:作者:

  大促活动对电商人来说意义非凡,各大电商平台都参与其中,各种活动各种招数层出不穷,吸引全民参与。大促期间单量的爆炸性增长,使得大部分商家不得不参与到这场全民的狂欢之中,卖家、仓储、快递、软件提供商等都提前几个月做充分的准备。

  这篇文章从软件系统对大促仓库发货信息化管理支持的角度出发,跟大家一起分享一些心得和体会。

  首先,在聊软件之前,先分享一下硬件设备工具场地等方面。在即将到来的618大促风暴来临之前,仓库必须得排查一下仓库的相关设施是否正常、充足。

  系统周边排查清单

  电力与网络

  系统相关的设备都需要电力和网络的支持,因此,仓库必须确保电力供应的稳定性,对断电风险的预防,一般仓库会根据情况备若干台发电机;确保网络通畅,线路稳定,有条件加个信号增强设备,最好把仓库作业用的网络跟员工休闲用的网络分开。

  电脑

  及时升级电脑配置,确保安全无毒、性能中上、操作不卡。

  打印机、PDA、扫描枪

  事先做好检查/清理工作,并做好测试备用;要根据单量计算出大致所需的打印机/PDA/扫描枪数量,不够提前采购;必须有备份,特别是打印机(以防一些打印机作业过程中电机烧坏或出其他故障)。

  服务器

  根据销售预测,预估大致单量,若服务器性能不足,提前进行弹性升级。

  场地规划

  活动期间,包裹会比平时多很多倍,所以场地方面一定要提前规划好,做到人员位置合理,包裹整齐摆放,有利于提高整体工作效率;活动期间,包裹的包装是一个较大的瓶颈,按照销售预测必须事先增设足量的包装线。

  包材及仓库作业辅助工具

  面单、胶带、包装袋、包装盒、填充物、售后服务卡、墨盒、订书机、订书针、推车、拣货车、笔、岗位名称不干胶等按照销售预测准备妥当。

  想必经历过多年双11大促的仓管老司机,对以上需注意的硬件问题,早已安排周全。当然,万事俱备,只欠东风。硬件基础设置均已准备完毕,剩下的就是人员安排与系统支持。

  根据预估的单量,招适当数量的临时工,并做好培训工作,特别是WMS系统的培训,尤为重要。对WMS系统而言,在压力测试、功能排查、冗余数据清理等事项均已完成后,在现场可能大概率出现问题的就是人员的流程操作,需特别关注。在这单量暴涨的大促期间,若操作不慎,会造成无法挽回的损失……

  抓单环节

  订单重复抓取

  货主的操作人员若在上游ERP系统上大批量反复修改、标记、备注订单,会导致订单重复同步到WMS系统。这会占用大量的服务器和网络资源,影响抓单、发货等功能的处理速度。

  若大批量修改的是订单的关键信息,如:商品、电话、地址等,此类订单重新同步到WMS系统后,会作废原单,产生新的单据,影响仓库作业。

  仓库要提前与货主沟通,若订单已经同步到WMS系统,则尽量不要在ERP上大量的修改订单信息。

  订单无法抓取

  不管是ERP上的同步配置,还是WMS系统中的抓单配置,不要轻易的进行修改。系统配置不正确、网络异常、接口通讯异常等情况,都可能出现无法抓取到订单的情况。

  通常系统都会有监控日志信息推给相关人员,若发现长时间抓不到订单,需立刻联系系统管理员(如果大促期间有厂商的技术人员监控更好)。

  订单抓取漏单

  某些订单在平台上被抓取到系统中,由于数据不完整等原因会处理异常,表现现象就是这个订单没有被抓取,这个问题也是很隐蔽的,通常货主的操作人员是很难发现。

  如果系统有容错处理,则安排人员定时查看是否有遗漏订单,然后根据提示处理;如果系统没有容错处理,则必须厂商技术人员干预才可及时解决。

  总之,订单抓取的关键在于监控,尽早发现问题,尽早解决。

  审单流程

  审单缓慢

  在订单审核时,系统在后台会做大量的工作,如:地址、电话、商品、订单相似度等信息的校验与计算。若多人同时审核大批量的订单,受电脑配置、网络通讯等影响,系统可能出现页面卡顿、无反应等情况,影响工作效率。

  作业人员需听从仓库管理人员或者系统管理员的建议,每批次审核一定数量的订单,少食多餐,提升效率,人员安排上也尽量不要交叉(可以按照货主品类等安排人员审单)。

  可以系统自动审单的就配置成自动审单,这样不仅可以节省人员成本,还可以降低出错率和提高效率。

  拆单装箱错误

  运费是仓库成本蛮重要的一环,鉴于节省运费、控制包裹体积大小、仓库已有预包货物等因素,会考虑将订单进行拆单。部分操作人员如果业务不熟悉,尤其是临时工,没有正确理解和掌握拆单规则、不会使用拆单功能、拆单并单重复操作等,都有可能导致问题的出现。

  对于拆单的规则、仓库货物预包装规格、以及如何使用拆单功能,仓库要作为管理流程的核心事项,事先提醒并做好充分的培训准备。所谓磨刀不误砍柴工,一但出现拆单错误,需要重新拆包装等等返工,消耗更大的人力和时间,综合成本不减反增。

  出库流程

  波次策略不合理

  波次是出库的大脑,波次创建的好坏直接影响整个出库的效率,下面是大促经常发生的问题:

  总拣波次没有按照商品相似度创建,导致拣货行走路径太长效率低下。

  单品和多品订单同一波次,由于多品需要分货导致拉低单品的发货效率。

  波次创建之后,又被混在一起拣货,导致后面分货非常麻烦。

  不同货主的订单被创建在同一波次,导致拣货两边跑。

  面单前置和面单后置的订单没有分开创建波次,导致后面流程混乱。

  需要发票和不需要发票的订单创建在一起,导致发票漏发。

  因此,为仓库的不同品类设置不同的波次策略是非常有必要的,而决定哪些订单可以放在同一波次的目的是让拣货、分货、包装复核效率更高,通常来说创建波次有以下几个原则:

  不同货主的订单分开。

  需要与不需要发票的订单分开。

  多品订单单独创建波次,并且尽量使用边拣边分(如果商品尺寸适合边拣边分的话)。

  单品订单爆款可以按品类创建波次,前置打单。

  单品订单非爆款可以创建在一个波次上,后置打单。

  多品订单按照订单相似度创建波次,让每次拣货不会跑太多位置。

  不要安排多人交叉创建波次

  C-WMS一般都会提供订单分析页面,辅助操作人员创建波次。

  运单重复打印

  对于前置打单的流程,运单如果重复打印很有可能造成后面的重复发货,因此一定要杜绝重复打印,下面罗列一些常见的发生重复打印的情况:

  卡纸,重新打印。

  换快递,由于某些原因需要对某几个订单更换快递,而没有销毁原运单。

  多人操作同一波次。

  为了防范重复打印,在管理流程上,仓库经理或者主管最好能根据货主、订单波次、快递公司等纬度,安排不同的打单人员进行打印,分工明确。且打单人员在系统有弹出提示框时,要仔细阅读提示信息,并根据提示内容作出相应的处理。

  如果是由于快递单模糊不清、卡纸等原因,需要重打印,则需要将旧的快递单做撕毁或用大头笔在快递单上写上相应描述,以防拣货人员重复配货,导致多发;要求操作人员严格遵守SOP(标准操作流程)。

  在系统上,必须做到技术层面的控制(并发控制、重打印提醒、换快递原单注销等)。

  RF枪(或PDA)处理慢

  对与库内作业,WMS一般是用RF枪或者PDA终端的应用来协助操作人员作业的,在大促时单量急剧增加的情况下,多人同时操作很可能由于网络原因导致RF的响应速度变慢。

  针对这种情况,如果条件允许,可做负载均衡。若没有多余的资源,则通过控制RF枪的使用数量,或分时段使用等方法来提高效率。

  修改快递

  仓库根据不同的情况会跟不同的快递公司合作,通常会将大量的订单委托同一个快递进行配送;但是有些地区有些快递不可达、或者运费过高等原因,则需要修改快递;修改快递时可能是不同人员在操作,则会出现修改完快递且打印出新的快递单后,未将旧的快递单找回并撕毁。导致同一个订单有两个快递单重复配货的情况,影响仓库作业效率,同时也可能出现多发的风险。

  异常单被误发

  订单在还未出库之前,客户申请退款、退货等情况时有发生。一些取消的订单包裹可能被随意放在仓库的某个地方,也可能与待发货的包裹混在一起,一不留神,这些包裹就会被发货出去。

  切记,仓库的现场不能乱,如果现场乱了会导致异常更多,所以,异常处理一经发现需要尽早处理。

  扫描发货的必要性

  很多仓库没有真正理解扫描发货的重要性,这个做法可以大大减少多发、漏发、错发的发生概率。对于仓库处理来说,发货是一个很重要的节点,它是把错误拦截的最后一道关卡,在这个节点上,所有的不应该发货的订单(退款、取消、运单重复二次发货、运单注销)全部都应该被拦截,如果没有做好这个节点的管理,仓库多发、漏发错发的概率会大增。

  以下对发货的几种方式逐一分析:

  a、批量发货,整批订单(波次)一起发货,该方式效率很高,但是如果发生拦截订单的情况,需要系统提醒(大部分ERP不一定有提醒),还需要操作人员把拦截的订单挑出来单独处理。

  b、包装复核同时做发货,好处及时拦截订单并且不需要拆包装。

  c、称重时同时发货,有些订单在称重时做复核,也同时做发货,操作人员需要看清楚系统提示信息,把该拦截的订单挑起来单独处理。

  d、单独一个发货节点,每一单都需要重新扫描发货。

  对于以上4种方式,a发生异常单没有被拦截的概率最大,bcd发生的概率小很多。

  后 记

  所有电商仓配人都明白,电商离不了物流,而电商物流离了WMS系统也玩不转(除非单量很小,勉强可以用ERP或进销存暂时代替WMS),成千上万的SKU,不同的商品属性,日常单几千几万、大促单几十万上百万的“碎片化”订单,库存准确率、发货准确率、仓库坪效、人均效能……这一切如果没有WMS系统,怎么玩?堆再多人都无济于事的……因此WMS系统对电商仓储配送领域来说已经成为不可或缺的标配。
  

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